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L’établissement des quittances de loyer fait partie des nombreuses activités incontournables de la gestion locative, que le bien soit géré par une agence immobilière ou un bailleur particulier. Parce qu’il s’agit d’une tâche répétitive qui prend du temps, investir dans un logiciel de quittance de loyer semble être une solution tentante. En effet, toute agence immobilière a pour objectif d’augmenter sa productivité en se débarrassant d’un maximum de tâches qui peuvent être automatisées. Or, est-ce que ce type de logiciel est totalement adapté à la gestion de loyer ?
Quelle est l’utilité d’un logiciel de quittance de loyer ?
En votre qualité de professionnel de l’immobilier, choisir votre logiciel de gestion locative est un investissement que vous devez correctement apprécier au préalable.
La quittance de loyer : une obligation du bailleur
Régie par l’article 21 de la loi du 6 juillet 1989, la quittance de loyer est obligatoirement remise au locataire qui en fait la demande, et ce gratuitement. Mais sa remise automatique n’est aucunement imposée au bailleur. Par ailleurs, outre d’attester mensuellement du paiement de la totalité du loyer et des charges, la quittance a d’autres utilités dans la gestion du loyer quelle que soit la forme du bail de location. Elle permet notamment au locataire de justifier de son domicile ou de prouver ses paiements en cas de litige.
Un outil de gestion de loyer pour le particulier
Dans la pratique, la gestion locative d’un propriétaire qui gère lui-même son bien se résume très souvent à la gestion du loyer. En effet, quand il ne dispose que d’un seul bien et que tout se passe sans heurt, le bailleur perçoit paisiblement les sommes prévues au contrat de location. Dans ces conditions, un logiciel de quittance de loyer, un peu plus évolué qu’un tableur Excel, s’avère extrêmement utile. Or, les choses se compliquent nettement quand un administrateur de biens s’occupe de centaines de locataires pour lesquels il faut éditer les quittances de loyer mais aussi gérer la vie locative.
Le logiciel de gestion locative : une solution complète
Il est clair qu’un professionnel de l’immobilier doit disposer d’un outil beaucoup plus performant pour faire face à toutes les activités liées à la gestion locative d’une grande quantité de logements.
Un logiciel adapté aux besoins de l’agence immobilière
Si un administrateur de bien a effectivement besoin de transmettre aux locataires les quittances de loyer, son métier ne se résume pas à ça. Il doit aussi, sans que cela soit exhaustif :
- Établir des mandats de gestion locative et/ou de recherche, des baux, des états des lieux d’entrée et de sortie...
- Encaisser les loyers et les charges, appliquer les révisions, adresser les relances, échelonner certains paiements...
- Missionner les intervenants pour la réalisation de travaux d’entretien ou de réparation...
- Suivre le recouvrement des impayés et les éventuelles procédures judiciaires...
- Aider les propriétaires dans leur déclaration fiscale...
C’est pourquoi, un logiciel qui répond à tous les besoins d’une agence immobilière permet de gagner du temps sur un maximum de ces activités. Dans cette optique, le logiciel immobilier est un outil dont l’avancée numérique est un facteur de performance et de satisfaction client supplémentaires.
Les fonctionnalités indispensables pour votre gestion locative
Pour répondre à ces critères, le logiciel de gestion locative est dans l’obligation de proposer certaines fonctionnalités devenues incontournables pour répondre à l’exigence de la clientèle d’aujourd’hui. Devenir une agence immobilière innovante passe par l’exploitation des fonctionnalités de logiciel immobilier suivantes :
- Un espace collaboratif en ligne, réunissant propriétaire et locataire, met à leur disposition toutes les informations nécessaires à la location. Ce tableau de bord accessible par toutes les personnes concernées améliore leur communication, ce qui désamorce de nombreux conflits.
- La dématérialisation des documents est à la fois une importante source d’économie et à l’origine d’une formidable gain de temps. Les documents contractuels sont créés, transmis et consultables en ligne.
- Directement liée à la dématérialisation, la signature électronique des baux, des mandats et autres états des lieux facilitent la vie notamment du bailleur qui peut ainsi vivre très éloigné de son logement en location.
- L’activité essentielle d’une agence immobilière relève de la gestion du loyer c’est à dire de l’encaissement et du suivi des paiements, des révisions et des régularisations de charges, ainsi que de l’émission des quittances de loyers.
Précisons ici que les fonctionnalités qui font la différence sont le plus souvent issues d’un logiciel immobilier de type SaaS, c’est-à-dire exploité en ligne avec un abonnement internet.
On peut facilement avancer aujourd’hui qu’un simple logiciel de quittance de loyer ne répond plus aux attentes des nouveaux consommateurs et aux besoins des agences immobilières. Rapidité, transparence, communication, immédiateté, échange... et toujours rentabilité et baisse des coûts, sont autant de critères de choix pour les clients auxquels peut répondre un logiciel de gestion locative innovant. L’expérience client en sera largement valorisée tout en augmentant la productivité et le confort de travail des administrateurs de biens.