Bonnes pratiques de la protection des données pour les professionnels de l’immo

Les entreprises immobilières collectent les données personnelles de leurs clients dans le cadre des opérations de vente, location ou achat de biens. Les règles du RGPD et le référentiel de la CNIL (Commission nationale de l’informatique et des libertés) vous aident à mettre en conformité ce processus.

Les acteurs du secteur immobilier doivent informer le public de toutes les procédures en vigueur pour la protection de ses données. Les clients et prospects prennent ainsi conscience des raisons marketing ou statistiques pour lesquelles vous collectez leurs informations personnelles.

Le consentement est obligatoire, sauf lorsque le traitement des données est nécessaire à l’exécution d’un contrat, comme un contrat de vente ou de location.

A noter que vous êtes obligés d’informer les personnes concernées avant tout transfert de leurs données personnelles vers des logiciels immobiliers ou vers des pays situés hors de l'Union européenne. Indiquez aussi la durée de conservation des informations personnelles.
 

Les professionnels de l’immobilier ne peuvent plus automatiser le traitement des actions susceptibles d’impacter un client (ex : refuser un dossier de candidature sur la base d’un revenu via un algorithme). Vous avez besoin de l’accord explicite des principaux concernés en amont pour se faire et d’une vérification humaine. Une décision prise de manière automatique sans en avoir sans avoir obtenu le consentement du client et sans validation humaine est formellement interdite.

En revanche, il est autorisé par exemple de donner sur la base d’un algorithme un score de pertinence à un dossier, et de valider ensuite ce dossier, tant qu’une personne réalise cette action de validation. 
 

Le RGPD repose sur l’accord des internautes pour l’utilisation de leurs données personnelles (acceptation de cookies, emails commerciaux…). Vous devez ainsi informer chaque visiteur de votre site internet de l'usage final de ses données et lui demander de donner son consentement avant d’utiliser la moindre information privée. Il faut un aval clair et sans équivoque, notamment via des formulaires de consentement.

Pour répondre à cette obligation, n’hésitez pas à faire vérifier votre processus à un organisme de contrôle comme la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL). Sachez que plusieurs entreprises vous proposent des sites internet immobiliers qui respectent les bonnes pratiques de la RGPD, c’est notamment le cas de La Boîte Immo. 
 

Le “Privacy by Design” impose aux entreprises d'intégrer les règles de protection des données dès la conception d'un projet. Il fait partie intégrante du cadre juridique immobilier et s’applique aux services qui nécessitent la manipulation ou le traitement des données personnelles. Le 'Privacy by Default' exige, quant à lui, que par défaut, seules les données personnelles strictement nécessaires à chaque finalité soient collectées et traitées

Avant la création d’une application Web ou mobile, le lancement d’une campagne publicitaire ou la refonte de votre site Internet, vous devez en tenir compte.

Vous souhaitez répondre aux obligations légales de conformité avec le RGPD ? Assurez-vous de :

• lire les documents de la CNIL ;
• identifier un délégué à la protection des données de votre agence ;
• faire l’audit des données existantes ;
• cartographier les services qui requièrent la collecte d’informations personnelles ;
• clarifier les finalités de cette collecte ;
• mettre en place un système de consentement fiable ;
• collaborer avec des prestataires et sous-traitants qui respectent les règles de conformité.

Vous devez tenir un registre des activités de traitement des données personnelles, document interne qui doit être mis à disposition de la CNIL en cas de contrôle ou de demande. Ce registre permet de démontrer la conformité au RGPD et doit être régulièrement mis à jour. N’oubliez pas de vous former et d’assurer la formation continue de vos équipes pour garantir la pérennité de votre activité immobilière. Pour y arriver, optez pour des formations dédiées à la RGPD dans l’immobilier.