Gestion locative : comment gérer la comptabilité de son agence immobilière ?

La comptabilité d'une agence immobilière qui travaille via des mandats de gestion locative peut être tenue de deux façons distinctes, avec :

• Une comptabilité de trésorerie ;
• Une comptabilité d'engagement.

La comptabilité de trésorerie permet de suivre les dépenses et les recettes de l'agence immobilière. Il s'agit donc de sorties et d'entrées d'argent effectives, par exemple la perception d'honoraires lors de l'encaissement d'un loyer, ou l'achat de fournitures de bureau.

La comptabilité d'engagement, quant à elle, inclut des éléments supplémentaires : les transactions non-monétaires. Les appels de loyers figureront notamment parmi les écritures, bien que leur paiement n'ait pas encore été réalisé par le locataire, ce dernier ayant donc une dette envers l'agence immobilière.

Une comptabilité de trésorerie n'inclut pas les loyers demandés, mais encore non-réglés. Or, une telle information est primordiale pour savoir où en sont les paiements. Ce suivi permet de connaître précisément les retards de versement, d'effectuer les relances et de faire le nécessaire en cas d'impayé. C'est là qu'intervient la comptabilité extracomptable. Un listing complet des appels de loyers transmis, de leur date et de leur état permet d'optimiser la gestion de son agence immobilière.

Bon à savoir : une comptabilité d'engagement inclut de fait une comptabilité extracomptable et permet donc d'effectuer ces contrôles.

Partant d'une comptabilité d'engagement ou de documents extracomptables, il est nécessaire de procéder au recouvrement des loyers impayés. À partir du premier jour de retard, l'agence immobilière dispose de 3 ans pour pouvoir récupérer l'argent dû. 

Première étape : rechercher une solution à l'amiable. Pour cela, une prise de contact s'impose, devant déboucher sur un accord écrit de remboursement, mentionnant des dates d'échéance et des montants. 

Seconde étape : la mise en demeure du locataire de payer les loyers. Ceci passe par un courrier formalisé, envoyé en recommandé avec accusé de réception ou remis en main propre contre signature. 

Puis vient la phase d'activation des garanties prises, par exemple la caution d'une personne physique ou d'un organisme. La procédure ne doit pas traîner en longueur : certains organismes ont des délais d'activation très courts, par exemple 15 jours pour la garantie Visale.

Enfin, en l'absence de résultat ou de garantie, le recouvrement des loyers par voie judiciaire s'impose. Il s'agit là d'obtenir :

• Un commandement de payer : après l'intervention d'un huissier, le locataire dispose de 2 mois au maximum pour payer. Au-delà de ce délai, le bail est résilié et le locataire peut être poursuivit en justice ; 
• Une injonction de payer via le greffe du tribunal d'instance ou de grande instance (pour les dettes supérieures à 10 000 euros) ;
• Une déclaration simplifiée du greffe pour les impayés inférieurs à 4 000 euros. 

Tenir les comptes de son agence immobilière de gestion locative nécessite d'enregistrer un certain nombre d'écritures comptables. Il en existe 5 principales :

• Le montant du loyer hors charges ;
• Le montant des provisions sur charges ;
• Les honoraires sur le loyer charges comprises ;
• La TVA sur les commissions perçues ;
• Le paiement sur le compte du bailleur, honoraires déduits.

In fine, le loyer hors commission est transmis au propriétaire du logement confié. Il est donc nécessaire de réunir un certain nombre d'informations sur le bailleur, à commencer par ses coordonnées bancaires. Dans le but de créer une fiche spécifique, il faut aussi conserver :

• Les informations personnelles : civilité, nom et prénom ou raison sociale de la société et liste des associés (pour une SCI par exemple);
• Les coordonnées : adresse, numéro de téléphone, e-mail.

Dans le cadre de la location des biens qui leur sont confiés, les agences immobilières peuvent être amenées à éditer deux documents différents :

• L'avis d'échéance ;
• La quittance de loyer.

Non-obligatoire, mais fortement recommandé, l'avis d'échéance est à envoyer aux locataires. Aussi nommé appel de loyer, ce document permet de leur rappeler qu'ils doivent payer leurs loyers et leurs charges. Il peut être transmis par courrier ou de façon dématérialisée.

De son côté, la quittance de loyer est transmise aux locataires une fois que le paiement a bien été réalisé. Contrairement à l'avis d'échéance, ce document est obligatoire. En tant que mandataire, l'agence immobilière se substitue au rôle du propriétaire de l'appartement ou de la maison, c'est donc à elle de l'éditer et de l'envoyer.

Le montant d'un loyer dépend d'une multitude de critères propres au bien immobilier et à son emplacement, ainsi que des choix du bailleur. Doivent par exemple être pris en compte :

• La ville et le quartier où se situe l'appartement ou la maison ;
• L'état du bien, sa superficie et son nombre de pièces ;
• Les prestations annexes (piscine dans la résidence, ascenseur, place de parking…) ;
• Le type de location, nue ou meublée ;
• Etc.

Qui plus est, certaines grandes agglomérations françaises, dites "zones tendues", fixent des plafonds maximum pour les loyers. Dans tous les cas, l'arbitrage entre tel ou tel montant de loyer doit tenir compte de l'offre et de la demande, d'où le rôle de conseil essentiel de l'agence immobilière.

Notez que les loyers peuvent être révisés par le bailleur chaque année. Une possibilité que le contrat de bail doit prévoir à une date précisée ou à date anniversaire. L'augmentation annuelle est plafonnée à la variation de l'IRL, l'Indice de Référence des Loyers, une donnée publiée chaque trimestre. 

Bon à savoir : le loyer peut aussi être révisé dans le cadre de la réalisation de travaux d'amélioration du logement. Toutefois, le locataire devra alors donner son accord.

La comptabilité d'une agence immobilière de gestion locative engendre de nombreux impératifs. Des tâches administratives qui peuvent s'avérer chronophages et réduire le temps de travail purement commercial. C'est pour éviter cette situation que l'utilisation d'un logiciel de gestion locative est très appréciée des professionnels du secteur. Il simplifie la gestion comptable grâce à sa large palette de services : éditions des avis d'échéance et des quittances, analyse des chiffres, signature électronique, automatisation de la révision des loyers, etc. Autant d'outils qui font gagner en temps et en sérénité.