Quelles sont les obligations de l'agent immobilier en termes de registre ?

En tant qu’agent immobilier, vous êtes dans l’obligation de tenir deux types de registres : le registre des mandats et le registre répertoire. Ces registres doivent être maintenus avec une grande rigueur, conformément à un modèle spécifique fixé par arrêté du ministre chargé de l'économie, afin de garantir la validité des mandats et de protéger votre rémunération, sans quoi celle-ci pourrait être compromise. 

Qu’est-ce qu’un registre des mandats ?  

Le registre des mandats est un document obligatoire pour votre agence immobilière. Il s'agit d'un enregistrement détaillé de tous les mandats conclus avec vos clients, que ce soit pour des transactions de vente, de location ou de gestion immobilière. Ce document vous assure une traçabilité exacte de chaque mandat, de sa date de signature, de ses particularités et des parties concernées.  

Il existe deux types de registres des mandats obligatoires : 

• Le registre de transaction, enregistre les mandats liés aux transactions immobilières, qu'il s'agisse de ventes, de recherche ou de locations sans gérance de la part de l’agence.  

• Les registres de gestion immobilière englobent ceux relatifs à l’activité de gestion immobilière à la propriété privée ou commerciale.  

Concernant les activités de Syndic de copropriété, l’article Article 65 du décret n°72-678 du 20 juillet 1972 du code Civil stipule que “le titulaire de la carte professionnelle, qu'elle porte la mention Gestion immobilière ou Syndic de copropriété, doit maintenir sous sa responsabilité un registre des mandats”. 
Même s’il n’est pas explicitement annoté dans ce texte de loi qu’un registre doit être tenu pour chacune des activités, il semble plus pertinent de maintenir deux registres spécifiques, les activités de gestion et de syndic ayant des exigences particulières et nécessitant des garanties financières bien distinctes.  

Actuellement, le modèle de registre prévu pour la gestion immobilière est utilisé également pour l'activité de syndic.  

Qu’est-ce qu’un registre répertoire ?  

Le registre répertoire est, quant à lui, obligatoire uniquement si votre agence est habilitée à faire du maniement de fonds. Il enregistre tous les paiements et remises financières qui vous sont versés dans le cadre de vos transactions immobilières (dépôt de garantie, honoraires). Ce registre est distinct du registre des mandats et vise à assurer la transparence et la conformité dans la gestion des fonds.  

Bon à savoir : Il est important de noter qu’il faut non seulement un registre-répertoire pour l'ensemble des activités financières transitées par le titulaire de la carte professionnelle, mais également un registre-répertoire qui retrace tous les mouvements financiers de chaque établissement, succursale ou agence. 

La tenue des registres est une obligation légale majeure pour les professionnels de l'immobilier et doit répondre à un formalisme spécifique requis par la législation française.  
 

Enregistrez vos mandats par ordre chronologique 

Le registre des mandats est à l'avance coté sans discontinuité et relié. Chaque mandat doit être enregistré dans le registre selon la séquence chronologique de sa réception. Les mandats sont ainsi consignés dans l'ordre où ils sont reçus, créant une documentation chronologique fiable de l'activité de l'agence et facilement traçable. 

Gérez correctement la délégation de mandat  

La délégation des mandats exige une approche précise pour éviter tout risque de confusion ou de non-conformité, et doit ainsi être enregistrée dans le registre des mandats tenu par le délégataire. Pour un simple avenant au mandat existant, identifier le numéro du mandat modifié et le noter dans la colonne « observations » du registre assure une traçabilité précise. 

Conservez vos registres  

Les registres des mandats doivent être conservés pendant une période minimale de 10 ans, conformément aux obligations légales. Vous devez veiller à maintenir ces registres dans un état complet, lisible et non altéré, tout en prenant en compte les évolutions technologiques et les normes de sécurité pour la protection des données.  

Bon à savoir : Optez pour des registres électroniques pour faciliter cette tâche en garantissant une accessibilité et une sauvegarde sécurisée des données sur le long terme.  

Respectez les normes légales régionales 

Chaque région peut avoir ses propres exigences pour la tenue des registres, avec des formats, délais de conservation et informations spécifiques, il est donc important que vous vous renseigner sur les exigences locales de votre région. Pour cela, n’hésitez pas à vous rapprocher des organismes gouvernementaux ou des agences régionales chargées de la régulation de l'immobilier tels que la chambre de commerce, des associations professionnelles immobilières locales et régionales ou auprès de conseillers juridiques. 

Les erreurs à ne pas commettre  

La gestion des registres des mandats immobiliers peut être délicate, mais en évitant certaines erreurs courantes, vous pouvez garantir une gestion sans faille et en toute conformité légale.  

• Il est impératif de respecter la règle qui stipule qu'une carte professionnelle correspond à un seul registre. Lorsque plusieurs agences sont sous une même carte, elles doivent se référer à un unique registre.  

• Lorsqu’un registre est tenu manuellement, il est important d’éviter les ratures, les surcharges et tout ajout après l'inscription initiale afin de maintenir la lisibilité et l'intégrité du registre. Vous pouvez vous tourner vers les registres électroniques afin d’éviter ce type d’erreurs. 

• La numérotation doit être effectuée de manière chronologique, en évitant les préfixes ou suffixes fantaisistes. Commencez donc par un numéro initial (par exemple, 1001) et suivez ensuite une séquence continue. Cela facilite la référence croisée entre vos mandats et les registres. 

Bon à savoir : Pour la signature de mandats à distance, vous pouvez utiliser une solution de signature électronique pour simplifier la numérotation automatique et l'inclusion dans le registre. 

En suivant les recommandations de cet article, vous pouvez non seulement éviter les sanctions potentielles, mais également renforcer la confiance de vos clients et des autorités locales ! 

Les registres des mandats doivent absolument être conformes aux attendus de la loi, sous peine de sanctions sévères, incluant une possible peine d'emprisonnement et une amende conformément à la loi Hoguet. Une interdiction temporaire d'exercer la profession est également envisageable, entraînant la suspension de votre carte professionnelle. Sachez que les précédents mandats, même signés, peuvent également être vérifiés pour garantir leur conformité, et si nécessaire, les honoraires correspondants pourraient vous être retirés.